Tupoksi Haflah Akhirusannah

               

PENDIDIKAN : Pengajian Salaf, Madin, MTs, Wajar Dikdas, SMK, Majlis Ta’lim

 

PANDUAN PENYELENGGARAAN PAGELARAN HAFLAH AKHIRUSANNAH PONDOK PESANTREN MIFTAHUL HUDA KE 39

Langkah - langkahnya kami rangkum dalam 9 tahap yaitu :

1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan

2. Musyawarah Panitia menentukan Rancangan  Anggaran

3. Musyawarah mencari sumber pendanaan

4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H

5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan tugas sebelum hari H

6. Pelaksanaan tugas saat hari H

7. Pelaksanaan tugas setelah hari H

8. Musyawarah evaluasi

9. Selesai

Untuk penjelasannya  sebagai berikut :

1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan

A.	Dewan Penanggung jawab
	Pelindung				: KH. M. Muafiq
	Penasehat				: Agus Abd. Ghofar,S.Pd.I
					: Agus Arif Fahmi,S.Pd.I
					: Ali Imron
					: Muh Fathoni
	Ketua Panitia				: 1. A U Khabib M
					: 2. M Syaiful
	Sekretaris				: 1. Doni S		3. Nurul Latifah
					: 2. A Ridwan
	Bendahara				: 1.A Baehaqi
					2. M Fuaida
B.	Dewan Koordinator
	Undangan Pemberitahuan & Hari H				: Doni,Baehaqi,Lilis
	Kayu Bakar				:  Muh Fathoni
	Dekorasi & Penerangan				: Usman S ,Khoerudin
	Dokumentasi				: Habibi ,Khabaib
	Bambu				: Henyanto
	Konsumsi				:  Santri Ihya' & I'anah
	Qori'				:  M Syaiful
	Mubaligh				: Bp Ali Imron
	Musabaqoh				: Santri Wahab & AlFyah
	Sound & Tratak				:  Habibi ,Eka
	Humas				: Mujib,Henyanto
	Acara Penginapan :		P. Markhum		: M.Syaiful & Muhfatoni : Usman S
			P. Musthofa		:Ghozali & Henyanto
			Mbh. Surati		: A Ridwan
			P. Tauhid		:Uma A
			P. Muslih		: Milatul Kamila
C.	Dewan Pelaksana
	Penerima Tamu
		1. Bagian timur			:Bp Muhdlorun,P Mudzi.Pmuslimin,P Prayit,
		2. Bagian Barat			:P Basori,Pak Mukabiron,Bp Mujahid,Bp Musabikun,P Lukman
	Peladen
		1. Bagian timur			:Farid,ENA,Deva
		2. Bagian Barat			: Latul,Zulfa,Nila
		3. Ndalem Kulon			:Usman S,Khoerudin,Uma,Nanda
		4. Ndalem Wetan			: Mujib,Syaiful,Zali,Dharma,Irfan M,Irul,Haryati,Amanah
	Pencatat Infaq
		1. Bagian timur			:Zazan,Wildan
		2. Bagian Barat			:Khayun,Aeni
	Kontrol Snack
		1. Bagian timur			: Khabaib,Andi S,Ikhsan,Aziz,Syarifudin
		2. Bagian Barat			: Santri Wahab
	Arena Haflah
		1. MC			: Ryan & Ulinnuha
		2. Prakata Panitia			: A U Khabib M
		3. Qori'			:Ust Ngadikin
		4. Sambutan Wali santri & Alumni			: K.Al amin
		5. Tahlil			: K.H Ma’ruf
		Pembantu Umum dan perlengkapan			: Santri Wahab & Mahali
	Kebersihan				: Santri Alfyah
	Pembalik Sandal				: Rozaq Smt,Rouzan,Danur,Nuzul
	Parkir				: Rozaq S,Eka B P, Alumni muda

2. Musyawarah Panitia menentukan Rancangan  Anggaran

A. Pemasukan
	Iuran Santri			250 x 150.000 = Rp 37.500.000
B. Pengeluaran
		a. Publikasi
		Undangan Pemberitahuan			Rp   3.000.000,000
		Undangan Hari H
		b. Transportasi
		Transport			Rp   1.500.000,000
		kayu Bakar			Rp   1.000.000,000
		Dekorasi			Rp   1.500.000,000
		Video Shooting			Rp   2.000.000,000
		Penerangan			Rp      500.000,000
		Konsumsi			Rp 12.000.000,000
		Qori'			Rp   1.000.000,000
		Mubaligh			Rp 10.000.000,000
		Musabaqoh			Rp   1.500.000,000
		Sound dan tratak			Rp   5.000.000,000
		TOTAL			Rp 39.000.000,000

3. Musyawarah mencari sumber pendanaan

Setelah rancangan anggaran sudah jadi selanjutnya yaitu musyawarah mencari sumber pendanaan. Biasanya pendanaan bisa didapatkan dari kas , wali santri, warga ataupun berasal dari para donatur

.

4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H

4.1. Ketua dibantu wakilnya mengkoordinir dan menggerakkan seluruh anggota panitia serta mengecek dan    memastikan semua elemen panitia bekerja serta bertanggungjawab mencarikan Pembicara.

4.2. Sekretaris dibantu wakilnya menyiapkan keperluan administrasi acara seperti :

          a. membuat undangan untuk :

             a.1. Rapat kepanitiaan

             a.2. Pengajian Akbar ditujukan untuk

                    - Wali santri

                    - Tokoh Masyarakat

                    - Instansi Pemerintahan

                    - Warga sekitar

                    - Umum

                   undangan Pengajian Akbar disiapkan minimal  satu bulan sebelum hari H sudah dibuat dan maksimal satu minggu sebelum hari H sudah siap diedarkan.

         b. Membuat notulen rapat

         c. Membuat surat / pamflet / banner     Pengumuman

4.3. Bendahara dibantu wakilnya mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dana sesuai rancangan anggaran yang telah ditentukan

.

              4.4. Seksi Perlengkapan

             Bertanggung jawab mengupayakan penyediaan alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan minimal seminggu sebelum hari H urusan penyediaan perlengkapan sudah siap.Dikarenakan tugas seksi perlengkapan sangat banyak maka khusus untuk seksi perlengkapan personelnya diperbanyak minimal 5 orang atau lebih.

4.5. Seksi Dekorasi

              Bertanggung jawab mengupayakan dan menyiapkan dekorasi panggung pagelaran.

4.6. Seksi Dokumentasi

             Merancang dan memetakan apa saja hal-hal yang nantinya perlu untuk didokumentasikan dalam  acara tersebut.

             4.7. Seksi Acara

            Merancang, menjadwal dan memetakan sekaligus mengatur jalannya acara Pengajian agar acara tersebut nantinya berjalan dengan lancar sesuai jadwal.

            4.8. Seksi Konsumsi

            Menyiapkan, merancang menu jamuan apa saja yang akan disajikan untuk seluruh peserta acara  Pengajian. Biasanya ada jamuan kekhususan untuk Pembicara dan tamu kehormatan.

             4.9. Seksi Humas

            Bertanggungjawab mengedarkan undangan dan pengumuman serta mengurusi hal- hal teknis yang berhubungan dengan masyarakat/publik

4.10 Seksi bambu

  Bertanggung jawab Mempersiapkan bambu yang akan di gunakan pada saat Haflah berlangsung

4.11 Qori’

Bertanggung jawab mencari dan mengkorfimasi qori’ yang akan membacakan lantunan ayat Alqur’an saat haflah

4.12 kayu Bakar

Bertanggung jawab mempersiapkan kayu bakar yang akan digunakan untuk memasak saat acara haflah

4.13 Penginapan

Bertanggung jawab mengkordinasi penginapan dan transit tamu dan wali santri saat Haflah.

4.14 Peladen

Bertanggung jawab mengontrol dan menyuguhi tamu yang masuk ke dalem Kyai

4.15 Pencatat infaq

 Bertangggung jawab mencatat , menerima uang infaq dari Alumni  dan mengontrol pembagian snack untuk tamu.

4.16 kontrol snack

Bertanggung jawab mengontrol snack yang akan di berikan pada tamu.

4.17 Pemalik sandal

Bertanggung jawab merapikan sandal para tamu yang masuk ke dalem Kyai

4.18 Parkir

Bertanggung jawab mengondisikan kerdaraan bermotor ataupun mobil milik para tamu.

4.19 penerima tamu

Menyambut tamu yang hadir dan mengarahkan dimana tamu itu untuk duduk.

5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan tugas sebelum hari H

Tiga hari sebelum hari H Panitia mengadakan musyawarah Koordinasi untuk mengecek dan memastikan bahwa seluruh tugas-tugas persiapan dari tiap- tiap elemen panitia sudah selesai dan siap.

Ketua panitia mengecek dan menanyakan tugas tiap anggota panitia apakah sudah siap atau belum , apakah ada kesulitan atau hambatan jika ada segera  cari solusinya agar nantinya ketika hari H acara dapat berjalan dengan lancar dan baik.

6. Pelaksanaan tugas saat hari H

Seksi acara mengatur jalannya acara mulai dari awal sampai akhir sesuai jadwal acara yang telah ditentukan. Contoh rancangan acara haflah akhirussanah :

A.     Pra Haflah

A.1 vestifal rebana  (malam sabtu / 5 mei 2017)  :

1. Pembukaan

2. vestifal rebana al habsyi

3. Pengumuman juara dan pembagian hadiah

4. Penutup

A.2 Tekroran nadzoman ( ba’da dzuhur / 6 mei 2017)

1.Pembukaan

2. Hafalan nadzoman perkelas

3. penutup

     A.3 Khotmil Qur’an

            1.Pembukaan Dan hadhoroh

            2.Hafalan Alqur’an

            3. Tahlil

            4. Doa Khotmil Qur’an

            5. Penutup

B. Acara Inti

1. Pembukaan

2. Pembacaan ayat suci alQuran

3. Sambutan

4. Tahlil

5. Mau'idhoh hasanah

6. Penutup

  

Agar acara berjalan lancar seksi acara harus selalu berkoordinasi dengan MC (master of ceremony).

Setelah acara selesai berikutnya yaitu :

7. Pelaksanaan tugas setelah hari H

Ketua dibantu wakilnya mengkoordinir :

1. Seksi perlengkapan

    Untuk mengembalikan semua alat-alat perlengkapan

 2. Seksi kebersihan

    Untuk membersihkan lokasi acara seperti sedia kala.

8. Musyawarah Evaluasi

Ketua dibantu wakilnya mengecek satu persatu anggotanya apa masih ada tugas yang belum selesai jika masih ada segera cari solusi dan selesaikan. Kemudian tiap-tiap seksi melaporkan hasil kerjanya dari awal hingga akhir sudah lancar, baik atau belum ataukah masih ada kendala/kekurangannya jika masih ada selesaikan sampai tuntas. Kemudian laporan evaluasi dicatat kelebihan dan kekurangannya untuk dijadikan bahan referensi untuk pelaksanaan acara haflah berikutnya supaya dapat berjalan lebih baik.

9. Selesai

Ketua panitia secara resmi membubarkan panitia haflah akhirussanah.

 

AGENDA RENCANA KEGIATAN H- HAFLAH AKHIRUSSANAH
NO	TANGGAL	AGENDA
1	20-Jan-17	RAPAT KE-2
2	17 Febuari 2017	RAPAT KE-3
3	10-Mar-17	RAPAT KE-4
4	02-Apr-17	RAPAT KE-5
5	06-Apr-17	Khataman Ngaji Malam
6	07-Apr-17	Selapanan Pondok Akhir
7	08 - 15 April 2017	Tamrinan
8	16-Apr-17	Selapanan Ahad Legi Ahir
9	17-Apr-17	RAPAT KE-6
10	18-20 April 2017	Input nilai Rapot
11	21-Apr-17	Dziba'an Kubro
12	24-Apr-17	Isra' Mi'roj
13	14 & 16 April 2017	Musabaqoh Non Akademik (VOLLEY)
14	23-24 April 2017	Musabaqoh Non Akademik (Futsal)
15	25 Apri l- 02 Mei  2017	Musabaqoh Non Akademik
16	25 Apri l- 02 Mei  2017	Musabaqoh Akademik
17	03-Mei-17	RAPAT KE-7
18	04-Mei-17	Muwada'ah
19	05-Mei-17	Festival Rebana (Rencana)
20	06-Mei-17	HAFLAH AKHIRUSSANAH
21	07-Mei-17	Musyawaroh evaluasi
22	08-Mei -17	Pembubaran panitia Haflah akhirusanah PPMH ke 39